Gemeinsam digital – verständlich, machbar, menschlich.
Ich verbinde Prozesse, Menschen und Technologie zu Lösungen, die deinen Arbeitsalltag leichter machen.
Digitalisierung ist mehr als Technik. Sie betrifft Menschen, Abläufe und die Frage, wie sich Arbeit im Alltag anfühlt. Damit sie funktioniert, braucht es Haltung – und klare Werte, auf die du dich verlassen kannst.
Ich mache Abläufe verständlich und sortiere mit dir, was wirklich wichtig ist.
Ich achte darauf, dass Digitalisierung zu den Menschen passt, die täglich damit arbeiten.
Ich spreche offen über Möglichkeiten, Grenzen und sinnvolle Wege.
Ich bringe Struktur in komplexe Situationen und entlaste dich in hektischen Phasen.
Wir starten mit einem machbaren Schritt. Was sich bewährt, bauen wir gemeinsam aus.
Ich bleibe erreichbar und begleite dich auch nach der Einführung weiter.
Diese Werte prägen meine Arbeit – vom ersten Gespräch bis zur Umsetzung und darüber hinaus. Sie sind die Grundlage dafür, dass Digitalisierung im Alltag ankommt und Teams spürbar entlastet.
Digitalisierung verändert nicht nur Systeme, sondern auch Arbeitsweisen und Zusammenarbeit. Viele Organisationen stehen vor der gleichen Frage: Wie schaffen wir Strukturen, die zu unserem Alltag passen, ohne Menschen zu überfordern? Ich unterstütze dich dabei, Abläufe so zu gestalten, dass sie klarer werden, weniger Stress erzeugen und deinem Team mehr Zeit für die eigentliche Arbeit geben.
Digitale Abläufe brauchen Struktur – und jemanden, der Menschen mitnimmt.
Ich arbeite wie ein Architekt für digitale Abläufe: Ich verstehe die Anforderungen, entwickle eine tragfähige Struktur und begleite die Umsetzung, bis sie im Alltag funktioniert. Dabei geht es immer um zwei Fragen:
- Was erleichtert dir und deinem Team die Arbeit?
- Wie schaffen wir Abläufe, die langfristig tragen, statt nur kurzfristig zu glänzen?
Abläufe werden klarer
Du reduzierst Abstimmungen, Suchzeiten und doppelte Arbeit. Statt in Excel, E-Mails und Zwischenlösungen zu hängen, entsteht eine verständliche Struktur.
Teams gewinnen Sicherheit
Systeme werden nachvollziehbar und nutzbar. Mitarbeitende wissen, wo Informationen liegen und wie sie damit arbeiten können.
Digitalisierung wird machbar
Wir gehen Schritt für Schritt vor. Keine überladenen Großprojekte, sondern Lösungen, die funktionieren und sich weiterentwickeln können.
Für wen ich arbeite
Ich arbeite mit Organisationen, deren Alltag aus Abläufen, Verantwortung und begrenzten Ressourcen besteht. Oft ist schon vieles da: Systeme, Tools, Ideen – aber der rote Faden fehlt oder die Nutzung fühlt sich mühsam an.
Mittelständische Unternehmen
Handwerk, Produktion, Dienstleistung, Event, Agenturen
Du willst Abläufe in Verwaltung, Vertrieb, Projektabwicklung oder Service digital besser abbilden. Systeme gibt es schon, aber Medienbrüche, Excel-Wildwuchs oder manuelle Schleifen bremsen den Alltag.
NGOs, Vereine und soziale Träger
Verbände, Stiftungen, Bildungsträger, Projekte
Du arbeitest mit vielen Beteiligten, Ehrenamt, Projekten und begrenzten Budgets. Du brauchst Strukturen, die Orientierung geben und dir helfen, Angebote und Kommunikation zu organisieren.
Kommunen und Gemeinden
Verwaltungen, Träger, lokale Initiativen
Abläufe in Verwaltung, Veranstaltungen oder Projekten sollen transparenter, nachvollziehbarer und weniger fehleranfällig werden. Gleichzeitig sollen Mitarbeitende mitgenommen und nicht überfordert werden.
Typische Ansprechpartner sind Geschäftsführung, Bereichsleitungen, Projektverantwortliche und IT-Verantwortliche, die jemanden an ihrer Seite brauchen, der sowohl Prozesse als auch Technik versteht und verständlich erklären kann.
Was ich für dich tun kann
Meine Leistungen lassen sich in vier Bereiche einteilen. Sie greifen ineinander und können je nach Ausgangslage einzeln oder kombiniert genutzt werden.
1. Beratung und Konzeption
Digitale Abläufe verstehen, sortieren und planbar machen
Ich analysiere deine bestehenden Abläufe in Bereichen wie Verwaltung, Vertrieb, Projektabwicklung oder Eventplanung. Wir schauen gemeinsam, wo Medienbrüche, Doppelarbeiten und unnötige Schleifen entstehen.
Daraus entwickeln wir eine realistische Digitalisierungs-Roadmap:
- klare Prioritäten statt Aktionismus
- passende Systeme und Werkzeuge auswählen
- Verantwortlichkeiten und Informationsflüsse sichtbar machen
2. Umsetzung und technische Begleitung
Systeme einführen, verbinden und nutzbar machen
Ich begleite dich bei der Einführung oder Weiterentwicklung von ERP-, CRM-, DMS- oder Microsoft-365-Lösungen. Ziel ist ein Set an Werkzeugen, das zu deinen Abläufen passt und nicht umgekehrt.
Typische Themen:
- Anforderungsaufnahme und Abstimmung mit Anbietern
- Datenmigration und Schnittstellen
- Strukturen für Dateien, Zugriffe und Zusammenarbeit
3. Schulung, Training und Begleitung
Menschen mitnehmen, statt sie allein zu lassen
Neue Systeme bringen nur dann etwas, wenn Menschen sie verstehen und nutzen können. Ich schule Teams, begleite Schlüsselpersonen und bleibe greifbar, wenn Fragen auftauchen.
Das kann zum Beispiel heißen:
- Schulungen zu ERP-/CRM- oder Microsoft-365-Anwendungen
- Begleitung von Key-Usern und Multiplikatoren
- einfache Anleitungen und Hilfen für den Alltag
4. Digitale Zusammenarbeit und Kommunikation
Gemeinsam arbeiten, Informationen finden, Entscheidungen treffen
Ich helfe dir, Zusammenarbeit mit Tools wie Microsoft 365, SharePoint und Teams so aufzubauen, dass Dateien, Ablagen, Berechtigungen und Kommunikationswege zusammenpassen.
Durch meine Nähe zu Online- und Social-Media-Themen kann ich auch unterstützen, wenn es darum geht, technische und organisatorische Änderungen verständlich zu kommunizieren.
Wie die Zusammenarbeit mit mir abläuft
Viele Projekte scheitern daran, dass zu groß gedacht und zu wenig mit den Menschen gearbeitet wird, die betroffen sind. Meine Arbeitsweise ist bewusst einfach gehalten und orientiert sich daran, was im Alltag funktioniert.
1. Verstehen, wie es heute läuft
Wir sprechen mit den Menschen, die direkt in den Abläufen arbeiten. Ich schaue mir bestehende Prozesse, Dokumente und Systeme an und mache sichtbar, wo es hakt und wo Potenzial liegt.
2. In klare Bilder übersetzen
Aus den Eindrücken entsteht ein verständliches Bild: einfache Prozessskizzen, benannte Stolperstellen und erste Quick Wins. Damit haben wir eine Basis, auf der wir gemeinsam entscheiden können.
3. Mit einem machbaren Schritt starten
Statt alles auf einmal verändern zu wollen, wählen wir einen sinnvollen Einstieg: einen Prozess, ein Team, ein Teilgebiet. Dort setzen wir an und schauen, wie sich die Änderungen in der Praxis auswirken.
4. Schritt für Schritt verbessern
Was sich bewährt, bauen wir aus. Was nicht funktioniert, passen wir an. So entsteht nach und nach eine Struktur, die zu deiner Organisation passt, ohne dass der Betrieb stillsteht.
5. Menschen begleiten
Ich lasse niemanden mit neuen Werkzeugen allein. Schulungen, verständliche Dokumentation und eine offene Haltung für Rückfragen gehören für mich dazu.
6. Auch nach der Einführung ansprechbar
Digitalisierung ist kein einmaliges Projekt. Ich bleibe erreichbar, wenn sich Rahmenbedingungen ändern, neue Anforderungen dazukommen oder sich Fragen im Alltag zeigen.
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein Teil meiner Arbeit ist die Digitalisierung von Veranstaltungs- und Messeprozessen. Das folgende Beispiel zeigt, wie sich ein gewachsener Ablauf in eine tragfähige digitale Struktur verwandeln kann.
Von Excel-Listen und Abstimmungsschleifen zu einem klaren Prozess
Ausgangslage war eine Organisation, die regelmäßig Veranstaltungen mit vielen Ausstellern durchführt. Ausstellerlisten wurden in verschiedenen Excel-Dateien gepflegt, Zuständigkeiten wechselten, und Hallenpläne entstanden mit viel Abstimmungsaufwand, Telefonaten und vor Ort Terminen.
Ziel war es, die Planung zu zentralisieren und den Aufwand für alle Beteiligten zu reduzieren, ohne die Verantwortlichen mit einem überladenen System zu konfrontieren.
Gemeinsam haben wir unter anderem erreicht:
- eine zentrale, cloudbasierte Datenhaltung statt vieler Einzellisten
- eine strukturierte Verwaltung der Ausstellerdaten an einem Ort
- eine präzisere und schnellere Hallenplanung mit weniger Fahrten vor Ort
- weniger Abstimmungsrunden, Rückfragen und Korrekturen kurz vor der Veranstaltung
Das Ergebnis: Die Verantwortlichen konnten sich stärker auf Inhalte und Qualität konzentrieren, statt Energie in das Nachpflegen und Kontrollieren von Listen zu stecken. Die digitale Lösung hat den Aufwand reduziert und gleichzeitig die Sicherheit in der Planung erhöht.
Wer hinter den Konzepten steckt
Ich komme ursprünglich aus dem Handwerk und kenne den Arbeitsalltag jenseits von Schreibtisch und Serverraum. Über den Weg zum Fachinformatiker, ERP- und CRM-Projekten bis hin zur Messe- und Eventwelt habe ich in vielen Rollen erlebt, wie sehr gute oder schlechte Abläufe den Alltag prägen.
Diese Mischung aus Praxis, IT-Know-how und Organisationsverständnis nutze ich heute, um Digitalisierung greifbar zu machen und tragfähige Strukturen zu entwickeln.
Mir ist wichtig, ehrlich zu bleiben, keine Luftschlösser zu bauen und Veränderungen so zu gestalten, dass sie für die Menschen hinter den Prozessen Sinn ergeben.
Wofür ich stehe
- Brücke zwischen IT und Fachbereichen
- Blick für reale Arbeitssituationen in Betrieben und Organisationen
- Verständliche Erklärung statt Fachjargon
- lösungsorientiert, ruhig und strukturiert
- offen für neue Werkzeuge, aber kritisch im Alltagstest
Wenn du jemanden suchst, der mit dir und deinem Team an tragfähigen Abläufen arbeitet, statt nur neue Tools zu empfehlen, bist du hier richtig.
Lass uns über deine Abläufe sprechen
Ob du schon eine konkrete Idee hast oder erst ein Gefühl, dass „es so nicht weitergehen kann“: Ein erstes Gespräch hilft, die Lage zu sortieren und mögliche nächste Schritte zu sehen.
In der Regel reicht ein kurzer Austausch, um zu klären, ob und wie ich dich unterstützen kann und welche Schritte sinnvoll wären.
Kontakt aufnehmen
Schreib mir eine Nachricht mit ein paar Stichworten zu deiner Situation oder schlag direkt ein Zeitfenster für ein kurzes Kennenlernen vor.
E-Mail: mail@maikilgner.de
Optional: Kontaktformular oder Kalenderlink kannst du hier ergänzen.
Ich melde mich so bald wie möglich bei dir zurück.